Ontwikkelingen
Op dit moment vindt er een enorme ontwikkeling plaats in het elektronisch verwerken van facturen. In 2015 willen grote ondernemingen en de overheid op basis van efficiency en kostenbesparing 85% van de facturen elektronisch ontvangen en verwerken.

Kostbaar proces
Crediteurenadministraties verwerken jaarlijks grote hoeveelheden inkoopfacturen. Het handmatig afhandelen van facturen is een omslachtig, foutgevoelig én duur proces. Tegenwoordig kunt u de verwerking van binnenkomende facturen in zijn totaliteit automatiseren, van bestellen tot betalen (purchase to pay). Nobel Intellimens levert een modulair systeem dat alle stappen in het proces van factuurafhandeling automatiseert en digitaliseert. Het gevolg is dat het aantal handmatige handelingen afneemt, zodat medewerkers hun kostbare tijd kunnen wijden aan hoger gekwalificeerd werk.

De Invoice Xperience
U kunt zich voorstellen dat bij een goed georganiseerde factuurstroom veel geld valt te besparen, maar ook dat data veel sneller inzichtelijk is. Dit jaar heeft het event ook een praktisch karakter. Naast een presentatie over trends en ontwikkelingen en ondernemen in de toekomst, kunt u kiezen uit twee presentaties en vervolgens uit twee praktijk demonstraties. Uiteraard is er voldoende tijd om te netwerken en vragen te stellen. Klik hier voor meer informatie, het programma en om u aan te melden.

Voor wie bedoeld?
Het programma van de  'Invoice Xperience'  is gericht op functionarissen die zich bezig houden met de verbetering van de kwaliteit en efficiency van het purchase to pay proces.

Bij managed printing-diensten wordt het beheer en onderhoud van printers, zoals upgrades van printersoftware, uitbesteed. Verder worden bij mps storingen aan apparatuur automatisch gemeld, waardoor de reparatie (break/fix) sneller op gang moet komen. Managed print services kunnen zo de productiviteit verhogen. Naast productiviteit en efficiëntie wint ook het ecologische aspect steeds meer aan belang. Zo kan met mps electriciteits- en papierverbruik worden berekend om minder koolstofdioxide uit te stoten. Mps gaat dus verder dan de paginacontracten waarbij voor papier, inkt en de printmachines betaald moet worden. Mps is overigens vooral geschikt voor bedrijven of overheden die veel printers in huis hebben en meer grip willen krijgen op de kosten. Zo zijn diverse ministeries van plan over te gaan op managed print services.

Een aantal Nederlandse dienstverleners biedt beheerde printdiensten aan, vaak in samenwerking met een ict-leverancier. De Naardense ict-dienstverlener Nobel richt zich met de nieuwe divisie Nobel Document Group meer op beheerde printdiensten. Daarvoor is Nobel dit jaar voorjaar gefuseerd met Document Group Europe, de overkoepelende organisatie achter document-
dienstverleners Intellimens, Gedon en Grafinex. Directeur Piet van Vugt, directeur van Nobel, wil met de fusie meer managed print services van leverancier Xerox aan eindgebruikers leveren. De nieuwe Nobel-divisie richt zich op printdienstverlening (managed print services) en het aanbod van oplossingen voor grafische en documentproductie. Het onderdeel is partner van printerleverancier en documentdienstverlener Xerox.

Daarnaast biedt het bedrijfsonderdeel oplossingen als elektronisch factureren, documentbeheer en outputmanagement. Volgens Vugt zijn beheerde print- en documentdiensten in trek bij eindgebruikers. 'De wereld van kopieermachines integreert in de wereld van ict. Je ziet dat software van mfp's steeds vaker integreert met Microsoft Sharepoint-omgevingen. Of dat inkomende documenten, zoals facturen, gelijk in een erp-systeem worden opgenomen. Het beheren van alle processen, zoals documentstromen, kunnen we in de cloud doen.' Volgens Vugt bieden managed printing-diensten kostenvoordelen. 'Je kan bijvoorbeeld kosten besparen door bijvoorbeeld alle e-mails alleen in zwart-wit af te printen en niet in kleur.'

Lees het hele artikel op www.computable.nl

Facturen worden tegenwoordig meer en meer digitaal aangeleverd. Voorbeelden zijn facturen die als PDF worden bijgesloten in een e-mail, uitwisseling van databestanden (zoals XML) en afbeeldingen (zoals JPG). Met Factuur Scanning, de gezamenlijke oplossing van ESIZE en Nobel Intellimens, kunnen klanten alle inkoopfacturen digitaliseren en automatisch verwerken in hun inkoop- of financiële systeem.

Factuur Scanning vereenvoudigt de verwerking van de stroom van inkoopfacturen die dagelijks binnenkomt. Of facturen nu op papier of digitaal ontvangen worden, de software haalt automatisch informatie uit elke inkomende factuur, valideert ze en draagt ze over aan het systeem. Klanten kunnen facturen automatisch matchen met inkooporders en hebben de mogelijkheid om facturen automatisch te boeken. Het resultaat is meer controle op ontvangen en gefactureerde bestellingen, betere beveiliging, minder handmatige werkzaamheden, kortere verwerkingstijd, lagere kosten per leverancier en vroegtijdige signalering van fouten. Door de factuurverwerking te versnellen, kunnen klanten boetes voor betalingstermijnoverschrijdingen voorkomen en kortingen voor tijdige betalingen bedingen.

Paul van Rietschoten, Commercieel Directeur ESIZE: "Nobel Intellimens helpt klanten al jaren van omslachtig papierwerk naar efficiënte digitale bedrijfsprocessen. Deze scanningoplossing sluit naadloos aan op onze applicatie voor invoice management. Samen bieden wij klanten controle en overzicht over het inkoop- en facturatieproces, waterdicht en direct gekoppeld aan de financiële administratie. Wij zijn ervan overtuigd dat we onze klanten zo een stap verder brengen in het realiseren van meer efficiëntie, betere processen en een hogere kostenreductie."

Marcel Vaneker, manager Nobel Intellimens: "Door onze specialistische kennis en oplossingen te bundelen, bieden wij bedrijven en instellingen samen een unieke en hoogwaardige propositie om het source-to-pay proces te automatiseren en te digitaliseren. Onze factuurscanning-oplossing is wereldwijd zeer gerenommeerd en schaalbaar naar iedere situatie. Naast de verwerking van binnenkomende facturen is de applicatie ook in te zetten voor andere doeleinden, zoals dossiers, formulieren en/of post. ESIZE en Nobel Intellimens zijn zeer complementair aan elkaar en wij verwachten dan ook veel synergie te behalen."

Nobel Intellimens adviseert en helpt organisaties met het automatisch verwerken, digitaliseren, distribueren en opslaan van documenten. Het aanbod bestrijkt de complete documentenstroom: van data capture, workflow, documentmanagement tot output management oplossingen. ESIZE biedt automatiseringsoplossingen voor het ondersteunen van het volledige inkoopproces (van source-to-pay) en doet dit op basis van Software-as-a-Service, waarbij het volledige beheer van de applicatie bij ESIZE ligt. Dit biedt legio voordelen op het gebied van kosten, beheer en onderhoud. Daarnaast maken klanten gebruik van een platform waar vele inkooporganisaties en leveranciers op zijn aangesloten.

Met deze fusie vergroot Intellimens het aanbod op het gebied van document gerelateerde ICT-diensten en -producten, waarin de ondersteunende functie van documenten binnen bedrijfsprocessen centraal staat. Als mono-brand Xerox partner zal de nieuwe business unit zich focussen op Managed Print Services. Met deze service wordt het complete beheer van de printinfrastructuur uit handen genomen en worden organisaties volledig ontzorgd.

De Nobel Intellimens zal zich verder richten op het aanbieden van grafische en documentproductie oplossingen, diensten voor het efficiënt inrichten van documentstromen, en ondersteuning in workflow- en documentmanagement. Daarnaast biedt Nobel Intellimens oplossingen als e-invoicing, documentmanagement en outputmanagement.

Bekijk hier het officiële persbericht (pdf)

NACAP Support B.V. is internationaal opererende materieeldienst o.a. actief op het gebied materieelbeheer, logistieke diensterlening en materiaal voorziening , inclusief reparatie en onderhoud. Nacap Support is gevestigd in Veendam en werkt wereldwijd voor Nacap. Nacap B.V. houdt zich bezig met energie distibutiesytemen zoals gas en oliepijpleidingen in grote diameters. De activiteiten voldoen aan de strengste eisen op basis van een NEN-ISO-9001, ISO 14001, OHSAS 18001 en VCA-Petroschemie gecertificeerd kwaliteitssysteem.

Meer over NACAP Support B.V. op www.nacap.nl

Het Keurmerk E-factureren is een initiatief van Stichting Waarborg E-factureren om het vertrouwen in producten en diensten rondom e-factureren en factuurautomatisering verder te vergroten. Om het Keurmerk E-factureren toegekend te krijgen, wordt door de stichting onafhankelijk getoetst of de aangesloten organisaties zich houden aan de afgesproken basisprincipes. Het Keurmerk E-factureren bevat algemene beginselen die betrekking hebben op het toepassen van e-factureren. Deze beginselen vormen een ondergrens waarvoor een organisatie zich inspant bij het leveren van producten en diensten inzake e-factureren en factuurautomatisering.

"Wij zijn zeer verheugd met het Keurmerk E-factureren", aldus Coert Tempelman, algemeen directeur Intellimens. "Dit keurmerk biedt onze klanten de garantie dat wij een betrouwbare partner zijn als het gaat om e-facturatie. De meerwaarde van het keurmerk is ook al gebleken. We krijgen veel positieve reacties van onze relaties. We werken met internationaal gerenommeerde partners, als Medius en ReadSoft, om organisaties te voorzien van 'best in class' oplossingen. Niet alleen voor onze klanten, maar ook voor onze consultants is dit een waardering die laat zien dat we het goed doen."

Intellimens is zeer verheugd met de gunning van dit contract en zal intensief met
het Drenthe College gaan samenwerken om de beoogde doelstellingen als proces- optimalisatie, verhoogde efficiency en verbeterde controle over het gehele proces (van bestellen tot betalen) te realiseren.
De geboden oplossingen zullen geïntegreerd worden met Exact Financials.

Het Drenthe College is een mbo en opleidingencentrum. Elk jaar volgen zo’n 10.000 studenten een opleiding aan het Drenthe College, dichtbij huis op één van de vele locaties in de provincie Drenthe. Kernlocaties zijn Assen, Coevorden, Emmen, Meppel en Hoogeveen.

Bekijk het Drenthe College op www.drenthecollege.nl

In totaliteit zullen zodoende 40.000 binnenkomende facturen volledige geautomatiseerd verwerkt worden. De geboden oplossingen zal geintegreerd worden met een tweetal ERP systemen, te weten: Finall en Sage (KHK).

Parlevliet & Van der Plas is in 1949 door Dirk Parlevliet en de broers Dirk en Jan van der Plas in Katwijk, Nederland opgericht. Nu 60 jaar na de oprichting, is Parlevliet & Van der Plas een van de grootste Europese ondernemingen op het gebied van pelagische visvangst en verwerking. Naast de Nederlandse vestigingen in Valkenburg (ZH), IJmuiden en Katwijk zijn er dochterondernemingen in Duitsland, Litouwen en Groot-Brittannië.

Bekijk Parlevliet en van der Plas op www.parlevliet-vanderplas.nl

Hollander Techniek is een technisch integrator die opereert in de sectoren utiliteit, industrie en retail met als belangrijkste kernactiviteiten: elektrotechniek, werktuigbouw, beveiliging, ICT, zwembadtechniek, industriële automatisering, robotisering en retailtechniek. Naast de hoofdvestiging in Apeldoorn zijn er vestigingen in Almere, Amersfoort en Almelo. Begrippen als vakmanschap, kwaliteit, duurzaamheid en transparantie staan zeer hoog in het vaandel.

Bekijk Hollander Techniek op www.hollandertechniek.nl

Bron: Nieuwsbrief Eurosystems - juni


In de nieuwe wijze van werken worden alle type facturen (dossierfacturen, collega-facturen, griffie facturen en kostenfacturen) gescand en geïnterpreteerd door Readsoft Invoice van Intellimens. Na scanning wordt de gelezen data doorgestuurd naar de workflow applicatie van Medius Flow van Intellimens, die een integratie heeft met EuroDossier versie 9.0. Binnen de workflow applicatie worden taken ondervangen als:

• (Automatisch) Coderen o.b.v. regels, routines en historie
• Webbased controleren en autoriseren van facturen
• Creëren van rapportages en overzichten
• Real time de status van facturen en processen bekijken
• Archiveren inclusief volledige audittrail
• Autoriseren van Clieop bestanden

Geautomatiseerde factuurverwerking heeft bij Bos Incasso geresulteerd in een besparing van 1,5 tot 2 FTE op de verwerking van leverancier- en dossierfacturen. Daarbij heeft e-invoicing geleid tot een foutreductie van 4% en zijn medewerkers in mindere mate belast met routinematig werk, waardoor zij zich kunnen focussen op de kerntaken van de financiële afdeling. Uiteindelijk zal de oplossing Bos Incasso in zeven jaar tijd een kostenbesparing opleveren van € 450.000,-. 

Onderwerp: E-invocing binnen het onderwijs


Hierbij was een belangrijke rol weggelegd voor Dhr. H. Preusterink en Mevr. J. Schuurhuis. Zij deelden uitvoerig hun ervaring omtrent het invoeren van dergelijke software, van selectie t/m in gebruik name. Deelnemers aan deze bijeenkomst (financieel managers van uitsluitend onderwijsinstellingen) kregen na een eerste introductie een aantal stellingen voorgelegd waardoor een levendige discussie ontstond. De bijeenkomst werd rond 16.30 uur afgesloten met een informele borrel.

Van Dorp installaties bv is een landelijk werkend installatiebedrijf met vestigingen in, Amersfoort, Amsterdam, Breda, Deventer, Heerenveen, Helmond, Rotterdam, Venlo, Zevenaar en Zoetermeer. Het bedrijf telt circa 750 medewerkers. Als totaalinstallateur biedt zij een totaalpakket aan technische diensten en kunnen zij alle techniek in gebouwen zelfstandig ontwerpen, realiseren en beheren.

Bekijk Van Dorp Installaties BV op www.vdi.nl

Twente Milieu is een totaaldienstverlener op het gebied van afvalinzameling en het beheer van de openbare ruimte. Haar takenpakket voor gemeenten en bedrijven is breed: van beleid tot uitvoering, van specialistische dienst tot compleet project, van interne bijeenkomsten tot communicatie naar burgers.

Bekijk Twente Milieu op www.twentemilieu.nl

Heutink zal al haar binnenkomende facturen automatisch gaan verwerken met de oplossingen van Intellimens. De gecombi- neerde software ReadSoft Invoices (Data Capture) en MediusFlow (Workflow) zal organisatiebreed worden ingezet voor het verwerken van alle binnenkomende facturen. De software voor factuurverwerking zal geïntegreerd worden met Improve, het ERP systeem van Heutink.

Heutink is een sterke partner en totaalleverancier voor het primair onderwijs, kinderopvang, voortgezet onderwijs, peuter- speelzalen, buitenschoolse opvang en de particuliere sector.

Bekijk Heutink op www.heutink.nl

Witteveen+Bos levert advies- en ingenieursdiensten voor projecten in de sectoren water, infrastructuur, ruimte, milieu en bouw. Typerend voor de werkwijze van Witteveen+Bos is de multidisciplinaire projectaanpak. Opdrachtgevers zijn overheden, het bedrijfsleven, industrie en verschillende soorten samenwerkingsverbanden. Witteveen+Bos heeft meer dan 800 medewerkers die opereren vanuit acht vestigingen in Nederland en vijf in het buitenland.

Bekijk Witteveen+Bos op www.witteveenbos.nl

Document Group Europe brengt Gedon, Grafinex en Intellimens samen onder één dak. Document Group Europe vormt het verbindende element tussen diverse documentgerelateerde IT-diensten en -producten voor de zakelijke markt en grafische industrie. Met als doel de efficiency, productiviteit en kwaliteit van documentprocessen bij bedrijven te verbeteren. Centraal staat hierbij de ondersteunende functie van documenten binnen bedrijfsprocessen.

Document Group Europe en haar werkmaatschappijen bieden een complete range aan producten en diensten voor het gehele documentproces; van input en (workflow) management tot output. Hierbij richt elke werkmaatschappij zich op haar eigen specifieke doelgroep met de daarbij behorende gespecialiseerde oplossingen. Grafinex biedt grafische en documentproductie oplossingen en Gedon levert producten en diensten voor het efficiënt inrichten van documentstromen binnen de kantooromgevingen. Intellimens is specialist op het gebied van consultancy en ondersteuning in workflow- en documentmanagement en biedt oplossingen als e-invoicing, documentmanagement en outputmanagement. Document Group Europe werkt onder andere voor multinationals, productiebedrijven, adviserende bedrijven, het midden- en kleinbedrijf, overheidsinstanties en grafische bedrijven.

"Door de werkmaatschappijen onder te brengen in één overkoepelend concept kunnen wij onze klanten meer toegevoegde waarde bieden. We hebben tenslotte alles in huis: consultancy, hardware, software, ondersteuning en meer", aldus Maurits Aalders, algemeen directeur van Document Group Europe. "Omdat onze oplossingen en producten de gehele documentstroom beslaan, kunnen wij organisaties een optimaal en compleet advies geven om hun document gerelateerde bedrijfsprocessen te verbeteren, of het nu gaat om de grafische industrie of de zakelijke markt. Onze werkmaatschappijen hebben zich al meer dan twintig jaar bewezen in de diverse markten en het is dan ook onze missie toonaangevend te zijn op elk niveau."